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在不断发展的新时代背景下，制度的作用愈发关键。它通过规则与运行机制引导个人行为，彰显社会价值，维系社会秩序。为充分发挥制度效能，必须科学、合理地构建规则体系。以下提供入党志愿书中“专长”一栏的填写建议，供大家借鉴参考。
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一、目的
为规范人事档案管理，确保档案材料完整、保密与安全，防止损坏与遗失，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于公司全部人事档案的管理工作。
三、职责
3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保管、定期核查、转递、保密及统计等事项。
3.2 集团公司人事管理课（宁波地区）统筹该地区分公司及直属部门的人事档案管理工作，外地分公司则由当地人事部门负责。
3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责监督各部门及分公司的档案管理，并确保制度落实。
3.4 集团公司企业委员会审议本制度并授权签核，总裁批准后执行。
四、人事档案管理内容
4.1 员工人事档案的建立与归档：新员工入职时须提交《员工应聘申请表》及相关证件复印件，人事管理课据此建立档案，包括录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等资料，并及时归档。
4.1.1 实行两级档案管理：一级档案为员工入职前的人事材料，二级档案记录在职期间的职务、培训、薪资调整、考核等情况。
4.1.2 员工人事档案自入职日起建立，按部门与职务分类。员工离职后，其档案归入离职档案类别。
4.1.3 员工离职或调动时，须办理档案转递手续，人力资源部核对并密封档案，转交调入单位。
4.2 档案核查：档案管理员每月定期检查档案完整性及安全性，并在《员工人事档案统计表》中签字确认。
4.3 档案转递：员工异动时，档案须注销并填写《转递人事档案通知单》，严格保密并获取接收单位回执。
4.4 保密制度：档案管理员须严格保密，不得公开或外带档案材料，不得擅自更改或销毁档案内容。
4.5 统计工作：每月对档案数量、归档情况、保管状态等进行统计，填写《员工人事档案统计表》，报人力资源总监审核。
五、员工人事档案管理须严格遵守国家与公司相关规定。
查阅档案须经人力资源总监或总裁批准，并办理登记。严禁私自涂改、泄露或损毁档案材料。
六、相关支持文件及记录
员工应聘申请表、转递人事档案通知单、员工离职通知单、员工人事档案统计表等。
第一条、为保障人事档案的保密性、完整性与准确性，为人事决策提供信息支持，特制定本制度。
第二条、本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。
第三条、人力资源部负责人事档案管理工作。
第四条、员工入职后，所有人事资料应及时归档，包括考核、职位变动、薪资调整、奖惩记录等，确保档案完整、保密、可查。
第五条、新员工档案按以下目录建档：招聘登记表、聘用通知书、学历与资格证复印件、身份证复印件、照片、转正申请表、劳动合同、奖惩材料、任免记录等。
第六条、档案须由专人管理，建立档案台账，记录档案存取与使用情况。
第七条、档案应分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。
第八条、人事档案属机密资料，须妥善保管，严禁泄露。
第九条、非授权人员不得查阅档案。部门负责人可查阅本部门员工档案，总经理有权查阅所有档案，工资档案除总经理外一律保密。
第十条、员工不得查阅本人档案。
第十一条、严禁涂改、拆散、污损或带出档案。
第十二条、档案归还时须严格核查，确保完整。
第十三条、离职员工档案保存期限为一年。
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一、档案保管制度：
1、档案由专人管理，钥匙不得带出办公室，非管理人员不得随意开启档案柜。
2、严禁私自摘录或向外传播档案内容及存放信息。
3、科学管理档案，阅后及时归位，按保管期限与年代分类存放。
4、档案柜统一编号，并设置指引卡便于查找。
5、定期维护档案安全，保持整洁并放置防虫防霉剂。
6、档案管理人员离职须办理交接手续。
二、档案保密制度：
1、档案人员须严守纪律，不得泄露档案内容或扩大使用范围。
2、严格执行借阅制度，完善手续，确保安全。
3、机密文件与资料不得存放于非保密场所。
4、不得私自复制、摘录档案内容，不得将档案带至公共场所。
5、通讯中不得涉及档案机密信息。
三、档案借阅制度
1、外单位借阅须持介绍信，经分管领导批准后方可查阅。
2、本单位人员查阅机密档案须经领导审批。
3、借阅须登记并爱护档案，严禁涂改、撕页或抽件。
4、档案一般不外借，特殊情况须批准并限期归还。
5、归还时须清点无误并签字确认。
四、档案鉴定制度：
1、定期对到期档案进行鉴定。
2、鉴定工作由领导、业务人员、档案人员共同完成，并撰写鉴定报告。
3、需继续保存的档案调整期限并备注说明。
4、销毁档案须报批并编制清册，由监销人签字确认。
五、档案移交制度：
1、按规定向上级档案馆移交档案。
2、移交范围包括各类永久与长期保存的档案。
3、移交时须附目录卡片、组织沿革、文件汇编等资料。
4、交接双方须核对无误并签字盖章。
5、档案人员离职须办理移交手续并经审批。
六、档案立卷归档制度：
1、各类有保存价值的文件材料须立卷归档。
2、按分类方案收集完整材料，分别立卷。
3按年度-机构-问题分类，合理组卷，保持文件有机联系。
4、立卷须规范整齐，目录清晰，期限准确。
5、文书档案次年九月底前归档，其他按相关规定执行。
6、移交须编制目录，双方清点签字，档案室检查登记后上架。
7、档案室对立卷工作予以督促与指导。
七、档案统计制度：
1、建立科学统计机制，准确反映档案状况。
2、建立实物统计与台账，确保数据准确。
3、做好原始数据登记，积累统计资料。
4、每年全面检查档案并详细记录。
5、推动统计工作标准化、规范化。
八、档案的开发利用：
1、充分发挥档案服务功能。
2、查阅时须保持卷面整洁，严禁涂改。
3、档案利用须及时登记。
九、检查与考核：
1、档案工作纳入学校与部门计划，并作为相关人员职责的一部分。
2、每学年由校长室进行全面检查，并作为考核依据。